Inleiding
Contactgegevens voor vragen of klachten
Christelijke Hogeschool Ede
Oude Kerkweg 100, 6717 JS Ede
Telefoonnummer: 0318-696300
Team Privacy en informatieveiligheid
E-mail: informatiebeveiliging@che.nl
Functionaris Gegevensbescherming
E-mail: fg@che.nl
Telefoonnummer: 0318-696300 of 06-41219687
KvK-nr. 41052188
Vragen of een klacht
Als je vragen hebt of een klacht wilt indienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de bovenstaande contactgegevens. Als jij van mening bent dat wij jouw vraag of klacht niet op de juiste manier behandelen, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, dat is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Klachten behandelen wij altijd vertrouwelijk.
Privacyrechten
De CHE respecteert jouw privacyrechten. Welke rechten je hebt en hoe jij hier gebruik van kunt maken lees je in deze privacyverklaring.
Recht op inzage
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie
Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht van bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens vanwege jouw specifieke situatie. Dan zal de CHE de belangen van jou en de CHE tegen elkaar afwegen. Als er een wettelijke verplichting voor de verwerking is, kan verwerking niet stopgezet worden.
Recht op verzoek tot verwijdering
Je kunt ons verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Op basis van doel en grondslag zullen wij beoordelen of het verzoek ingewilligd kan worden.
Recht om je toestemming in te trekken
Als je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming altijd intrekken. Na de intrekking van je toestemming zullen wij jouw persoonsgegevens in de toekomst niet meer voor dat doel verwerken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Als het technisch mogelijk is, heb je het recht om de digitale persoonsgegevens die wij van jou hebben gekregen door ons digitaal te laten overdragen naar een derde partij. Anders zullen wij ze in een veelgebruikt machineleesbaar formaat aan jou verstrekken zodat je ze makkelijk kan hergebruiken.
Recht op beperking van verwerking
In sommige gevallen, bijvoorbeeld als je denkt dat (sommige) persoonsgegevens niet kloppen, kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken tot we hebben uitgezocht of de persoonsgegevens kloppen.
Gebruik maken van jouw rechten
Als je gebruik wilt maken van een of meerdere van de hiervoor beschreven rechten dan kun je hiervoor een e-mail sturen naar Team Privacy en Informatieveiligheid via informatiebeveiliging@che.nl.
Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op, zodat we er zeker van zijn dat jij de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn. Wij zullen in principe binnen één maand aan jouw verzoek voldoen. Deze periode kan met twee maanden worden verlengd. Dit kan gebeuren als er redenen zijn die te maken hebben met de specifieke privacy rechten of als het verzoek ingewikkeld is, bv. vanwege de vakantieperiode. Als wij de periode verlengen, dan stellen wij jou daar tijdig van op de hoogte.
Bewaartermijnen
De CHE bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan dat ze nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn.
De CHE laat zich daarbij leiden door de Selectielijst hogescholen, zoals door de Vereniging Hogescholen opgesteld. Deze beschrijft bewaartermijnen vanuit de verschillende wetten waarvoor bewaartermijnen van toepassing zijn (o.a. archiefwet, WHW, belastingwet, AVG), die mede bepalen hoe lang persoonsgegevens minimaal bewaard moeten worden en maximaal bewaard mogen worden.
Naam
Voornaam
Voorletters
Tussenvoegsel
Achternaam (meisjes/partner)
Titel
Contactgegevens
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Contactpersoon
Functie
IP-adres
Identificatiegegevens
Geboortedatum
Geboorteplaats
Geboorteland
Nationaliteit
Geslacht
Burgerlijke staat
BSN (alleen met wettelijke grondslag)
Kopie identiteitsbewijs
Bewijs van weigering voor een opleiding
Handtekening
Betalingsgegevens
Bankrekeningnummers
Betaalinformatie
Studie-informatie
Vooropleiding
Gevolgde vakken
Overgegaan ja/nee
(Kopie) Diploma’s
Studentnummer
Opleiding / Leerweg / Studierichting
Startdatum opleiding
Roostergroep
Werkgeversinformatie
Datum uitschrijving
Studievoortgangsinformatie
Toets resultaten
Studieadvies
Examinering
(Voortgang) studentbegeleiding
Aanwezigheidsregistratie
Besluit tot schorsing of verwijdering
Sollicitatiegegevens
CV
Salarisindicatie
Opleidingen
Motivatiegegevens
Medewerkersgegevens
Medewerkerscode
Aanstellingsgegevens
Contractgegevens
Salarisgegevens
Pensioengegevens
R&O-verslagen
Verzuimgegevens
Leveranciersgegevens
Naam Contactpersoon
Functie contactpersoon
Financiële gegevens
Contactgegevens
Beeld- en audiomateriaal
(o.a. bij activiteiten en lessen)
Foto
Beelden en beeldopnames van Beveiligingscamera’s
Video-opnames
Geluidsopnames
Bijzondere persoonsgegevens
Seksuele geaardheid
Ras of etnische afkomst
Politieke opvattingen
Genetische en biometrische gegevens
Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
Lidmaatschap vakbond
Medische informatie
Strafrechtelijke persoonsgegevens
Inlog-/toegangsgegevens
Gebruikersnaam
Wachtwoord
Grondslagen voor verwerking
De CHE verwerkt persoonsgegevens altijd met een wettelijke grondslag. We geven per grondslag een korte toelichting:
- Uitvoeren van een overeenkomst
We moeten persoonsgegevens van je verwerken omdat je een overeenkomst met ons hebt afgesloten. - Toestemming
Je hebt toestemming aan ons gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken. - Wettelijke verplichting
Wij hebben de wettelijke verplichting om persoonsgegevens van jou te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de wet op hoger onderwijs of belastingwetgeving. - Vitaal belang
Dit houdt in dat we de gegevens verwerken om iemands leven of gezondheid te beschermen en je die persoon niet om toestemming kunt vragen (bv bij bewusteloosheid) - Gerechtvaardigd belang
In dit geval moeten wij goed aan jou kunnen uitleggen waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken.
Werven en inschrijven student of cursist
Grondslag: Toestemming, Uitvoeren overeenkomst of Wettelijke verplichting
Het werven van studenten gebeurt met de grondslag Toestemming. Voor het werven gebruiken wij diverse (media)middelen op basis waarvan wij je uitnodigen voor een open dag, een proefstudeerdag, etc. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens om contact met jou te kunnen onderhouden. Dit doen wij op basis van gegevens die door jou (of je ouders) aan ons zijn doorgegeven.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Identificatiegegevens
- Betalingsgegevens
- Contactgegevens ouders/voogd als de student onder de 18 jaar oud is
- Studie-informatie
- BSN
- Kopie verblijfsdocument
- Kerkgenootschap
- Foto’s
- Eventuele informatie die je zelf invult/doorgeeft
Studeren
Grondslag: Wettelijke verplichting of Uitvoeren overeenkomst
Om jou je studie te kunnen laten volgen, verwerken wij persoonsgegevens.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Betalingsgegevens
- Identificatiegegevens
- Studie-informatie
- Studievoortgangsinformatie
- Foto’s
- Inlog-/toegangsgegevens
- Verklaring studenten met een functiebeperking / bijzondere omstandigheden
Alumni
Grondslag: Gerechtvaardigd belang of Toestemming
Alle studenten die aan de CHE hebben gestudeerd, ongeacht of zij zijn afgestudeerd, worden na hun uitschrijving alumni.
Met de grondslag Gerechtvaardigd belang benaderen wij alumni voor de volgende doeleinden:
- Kwaliteitsverbetering van de opleiding van de alumni (bv enquêtes).
- Het faciliteren van CHE-onderwijs, gericht op de specifieke opleiding (bv. oproep voor gastdocenten).
- Marketingdoeleinden voor zover het CHE-activiteiten en de opleiding van de alumni betreft. Dus géén activiteiten van derden.
- Jubilea of andere feestelijkheden van de CHE.
In elke mail wordt de mogelijkheid geboden om op een eenvoudige manier aan te kunnen geven dat je niet meer gemaild wil worden. Hieraan wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk na twee werkweken, gehoor gegeven. Vanaf die tijd zul je ook niet meer voor deze doeleinden benaderd worden.
Voor alle overige doeleinden worden alumni alleen benaderd als zij daarvoor aantoonbaar Toestemming hebben gegeven.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Studie-informatie
Onderzoek
Grondslag: Uitvoering overeenkomst of Toestemming
De CHE is een kennisinstelling, onderzoek is een kerntaak van de CHE. Daarvoor houden lectoraten zich bezig met een verscheidenheid aan onderzoeksprojecten, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Identificatiegegevens
- Beeld- en audiomateriaal
- Onderzoeksgerichte informatie
- Bijzondere persoonsgegevens (afhankelijk van de inhoud van het onderzoek)
Klachtafhandeling
Voor het uitvoeren en onderhouden van contact bij klachtafhandeling verwerken wij persoonsgegevens.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Beschrijving van klacht
Dienstverlening van leverancier
Grondslag: Uitvoeren overeenkomst
Wij maken gebruik van diverse leveranciers. Daarvoor verwerken wij persoonsgegevens van contactpersonen van leveranciers.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Functie
Publicaties op websites en social media
Grondslag: Uitvoeren overeenkomst of Toestemming
Voor publicatie op onze website(s) en social media publiceren wij informatie en beeldmateriaal van studenten en medewerkers. Dit doen wij op basis met van een met jou afgesloten overeenkomst of ingevuld toestemmingsformulier.
Wat betreft de naleving van de privacywetgeving wordt een uitzondering gemaakt voor de verwerking van persoonsgegevens voor journalistieke doeleinden. Deze uitzondering is vastgelegd in artikel 43 van de Uitvoeringswet AVG.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Beeld- en audiomateriaal
- Informatie die je over jezelf vrijgeeft in beeld- en audiomateriaal
Vragenlijsten en reviews via de website
Grondslag: Uitvoeren overeenkomst of Toestemming
Wij benaderen je tijdens je studie met opleidingsgerichte vragenlijsten voor o.a. kwaliteitsverbetering van het onderwijs, met de grondslag Uitvoeren overeenkomst. Daarnaast kan je benaderd worden met vragenlijsten als je daarvoor vooraf Toestemming hebt gegeven.
Het plaatsen van reviews op de website doe je altijd zelf. Door de plaatsing geef je ons Toestemming deze gegevens te verwerken op de website.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
Naam
Contactgegevens
Inhoud van de review of de inhoud van de antwoorden enquête / review
Nieuwsbrieven
Grondslag: Uitvoeren overeenkomst of Toestemming
We onderscheiden bij nieuwsbrieven twee verschillende nieuwsbrieven
Opleidings- en werkgerichte nieuwsbrieven met (studie-/werk-) informatie voor studenten en medewerkers, op basis van de grondslag Uitvoeren overeenkomst.
Overige CHE-nieuwsbrieven (o.a. voor marketingdoeleinden), waarvoor grondslag Toestemming geldt.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Studie-informatie
Solliciteren
Grondslag: Toestemming
Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie gestuurd? Dan heb je ons daarmee toestemming gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, volgens de daarvoor geldende procedure.
Als wij besluiten om jou in dienst te nemen, dan verwerken wij deze gegevens verder, ter voorbereiding op het sluiten van een arbeidsovereenkomst.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Identiteitsgegevens
- CV
- Beeldmateriaal (foto)
- Kerkgenootschap
Werken bij of voor de CHE
Grondslag: Uitvoeren overeenkomst, Wettelijke verplichting, Gerechtvaardigd belang of Toestemming
In het kader van de arbeids-, stage-, freelance-overeenkomst of de overeenkomst van opdracht, verwerken wij verschillende persoonsgegevens. Hiermee faciliteren wij voorzieningen die functioneel nodig zijn en voldoen wij aan wettelijke verplichtingen voor o.a. de belastingdienst, UWV en pensioenuitvoerder.
Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij hiervoor kunnen verwerken:
- Naam
- Contactgegevens
- Identiteitsgegevens
- Sollicitatiegegevens
- Medewerkers gegevens
- Kerkgenootschap
- Noodcontact gegevens
Geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering
De CHE zal geen besluiten nemen over betrokkenen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (ook niet door gebruik te maken van profilering). Bij besluiten die aanmerkelijke gevolgen kunnen hebben voor betrokkene, is er altijd menselijke tussenkomst.
Delen van persoonsgegevens
Wij delen jouw persoonsgegevens, omdat:
- Dit nodig is vanwege je werk of studie (bv uitwisselen informatie met stage-instellingen)
- Wij dat wettelijk verplicht zijn (bv voor de belastingdienst, DUO of ARBO-dienstverlener).
Externe gegevensverwerkers
Bij een aantal verwerkingen worden externe organisatie ingeschakeld (Verwerkers) om bepaalde gegevens voor ons te verwerken.
Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens daarbij zoveel mogelijk worden opgeslagen binnen de EER of in een derde land met een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming, vastgesteld door de Europese Commissie, of andere passende waarborgen.
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons belangrijk. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen.
- Voor het inloggen verplichten wij zo veel mogelijk het gebruik van MultiFactor Authenticatie (MFA). We loggen het gebruik van jouw persoonsgegevens in onze kern-applicaties.
- Ook hebben we logging op verschillende niveaus, om zo misbruik te kunnen detecteren.
- Voor de toegang tot persoonsgegevens gaan we altijd uit van de minimale rechten die iemand nodig heeft voor zijn werk. Toegangsrechten worden periodiek gecontroleerd.
- Al onze werkplekken zijn voorzien van schijfencryptie, beveiligde toegang en schermbeveiliging.
- Intern doen wij met enige regelmaat aan bewustwordingsactiviteiten en zijn instructies beschikbaar hoe wij veilig en privacyvriendelijk met informatie omgaan.
- Periodiek leggen wij intern en extern verantwoording af over het voor onze sector gangbare normenkader.
- Van onze leveranciers eisen we een minimaal vergelijkbaar beveiligingsniveau.
Social media buttons
Op onze website(s) maken wij gebruik van ‘sociale media buttons’. Deze leiden jou door naar de verschillende sociale media platformen. Je krijgt hierdoor de optie om onze instelling op deze sociale media te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Deze buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code die afkomstig zijn van de sociale mediabedrijven.
Als je wilt weten wat de sociale mediabedrijven met jouw persoonsgegevens doen, lees dan de privacyverklaring die hoort bij het betreffende platform.
Wijziging en toepassing privacyverklaring
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij publiceren altijd onze laatste versie van de privacyverklaring op de website.
Toepassing van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de diensten van Christelijke Hogeschool Ede.
Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, apps, of diensten, die via een link op onze website(s) bereikbaar zijn.
Verantwoording
Deze privacyverklaring vloeit voor uit:
- CHE Privacy- en informatiebeveiligingsbeleid
- Privacyreglement CHE
- Bewaartermijnenbeleid CHE
- Beleid gebruik social media CHE
- Beleidskader Research Data Managemen (RDM)
Deze documentatie is bij het team Privacy en Informatieveiligheid van de CHE op te vragen door te mailen naar informatiebeveiliging@che.nl
